Para este tercer paso de Implementación y seguimiento de un plan de mejora continua es indispensable que todo el personal este alineado con la estrategia de mejora, llevando a cabo las siguientes funciones:
4 pasos para implementación y seguimiento de un plan de mejora continua
Informar: Es importante informar a todos los involucrados el plan documentado, indicando las fechas y tareas a realizar. Mi recomendación es que se pueda tener una sola sesión con todos los involucrados y se explique el plan a detalle indicando las responsabilidades de cada participante y las fechas a cerrar.
Ejecución y Seguimiento: Ya informada la estrategia se debe realizar la implementación de esta, mi recomendación es que se pueda hacer un seguimiento puntual de cada una de las tareas con cada uno de los responsables, si no se tiene un líder para esto, se pueden hacer revisiones pares de cada implementación de cada proceso.
Verificación: Es importante verificar que se cumpla de acuerdo con el plan que se proyectó, para ello podemos generar un Score Card, con el seguimiento del proyecto indicando los avances del proyecto, y si existen riesgos o problemas que se hayan encontrado al abordar su implementación.
El cuarto y ultimo paso es la Evaluación del plan de mejora continua, para ello mi recomendación es revisar puntualmente los indicadores de cada proceso, por ejemplo: si en nuestra mejora del proceso de atención al cliente vamos a mejorar la fidelización 10% y aumentar las ventas un 5% tendremos que evaluar si esto se ha cumplido, si solo aumento el 8% de fidelización hay que evaluar por que razones no se cumplió el objetivo y dentro de los problemas encontrados definir las mejoras a realizar e incluirlas en nuestro siguiente plan de mejora continua. Les comparto 3 técnicas para abordar esta aplicación.
- Diseñar un plan de evaluación, basándose en los objetivos e indicadores.
- Ejecutar el plan de evaluación
- Realizar un informe sobre la evaluación indicando las ventajas y desventajas, de los resultados obtenidos del Plan de mejora
Conclusión: Todos aquellos que trabajan en el área de mejora continua bien saben que la mejora continua es interminable, pero al contar con un plan de mejora continua nos ayudará a tener más organizadas las implementaciones que tenemos que realizar, y los resultados de estas implementaciones. Si les interesa este mundo de la mejora continua les recomiendo que puedan leer nuestros artículos de automatización de procesos y RPA.
