El desorden y la desorganización de documentos puede traer consecuencias graves para tu empresa, por ejemplo: pérdida de tiempo, incumplimiento legal, multas, mala atención al cliente, entre otras cosas. Por eso, la gestión documental no es sólo una tarea administrativa, es también una herramienta estratégica que puede, literalmente, salvar tu empresa. Y en este blog te explico cómo es que la gestión documental puede salvar tu empresa.
¿Qué es la gestión documental?
El área de gestión documental es la responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos. De igual manera, es responsable de los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la empresa.
Su objetivo es garantizar quela información correcta llegue a la persona adecuada en el momento preciso, reduciendo riesgos y mejorando la toma de decisiones.
5 maneras en que puede salvar tu empresa
Ahora que ya sabes qué es la gestión documental, te explico 5 maneras en la que la gestión documental puede salvar tu empresa:
- Evita pérdidas de información clave: Con un sistema de gestión documental, toda la información se clasifica y almacena de forma lógica y recuperable, evitando pérdidas costosas y facilitando el acceso a éste.
- Mejora la productividad: Buscar documentos en una empresa que no cuenta con un sistema de gestión documental podría tomar horas. La gestión documental reduce drásticamente ese tiempo y mejora el flujo de trabajo.
- Facilita el cumplimiento normativo: La gestión documental es una herramienta que asegura el cumplimiento de leyes y evita multas.
- Reduce riesgos legales y de seguridad: Toda empresa tiene documentos con información confidencial, que en las manos equivocadas podría desatar una serie enorme de problemas. Una buena gestión documental incluye niveles de acceso, trazabilidad y protección frente a pérdidas o accesos no autorizados.
- Acelera la transformación digital: Hoy en día, la mayoría de las empresas optan por digitalizar sus documentos, debido a los beneficios que esto trae consigo. Sin embargo, digitalizar los documentos no es sinónimo de orden y organización. Aún en lo digital, la gestión documental es esencial para mantener el orden y seguridad de los documentos de la empresa. La gestión documental es el paso clave para avanzar hacia una empresa más ágil, conectada y moderna.
¿Por dónde empezar?
Tomando en cuenta todo lo anterior, la gestión documental es imprescindible para cualquier empresa (sea pequeña o grande). Si tu empresa nunca ha hecho uso de un sistema de gestión documental, puede que te sientas perdido y no sepas cómo o por dónde empezar a implementar un sistema de gestión documental. Aquí te presento algunos tips para empezar:
- Haz un diagnóstico de tu situación actual: ¿dónde y cómo están tus documentos?
- Revisa las normativas aplicables a tu país para la gestión de documentos.
- Establece una política de clasificación y acceso.
- Capacita a tu equipo: la gestión documental es tarea de todos.
- Evalúa el uso de un sistema de gestión documental (SGD) según tu tamaño y necesidades.
Descarga aquí la guía completa para empezar a gestionar eficazmente tus documentos con la siguiente guía descargable:
Conclusión
No importa el tamaño de tu empresa: si manejas documentos, necesitas gestionarlos bien. Implementar la gestión documental es más que ordenar papeles: es optimizar el conocimiento de tu empresa, proteger información valiosa y tomar decisiones con respaldo.
Recuerda que es importante capacitarse constantemente para implementar una gestión documental eficaz en tu empresa. Por eso, te invitamos a capacitarte con nosotros:
Referencias
Buhr, R. W. (2020, 6 de julio). WBG RM Roadmap 005: Part 3 RM overview [Archivo PDF]. World Bank. Recuperado de WBG Records Management Roadmap FINAL MASTER
